Back Office Adalah – Apakah Anda familiar dengan istilah back office? Biasanya, istilah ini terkait dengan layanan pelanggan. Di setiap perusahaan, pasti ada back office yang membantu perusahaan di belakang layar. Untuk lebih jelasnya, mari simak artikel ini sampai selesai.
Apa itu Back Office?
Back office merupakan istilah yang berasal dari bahasa Inggris, yang terdiri dari kata “back” yang berarti belakang dan “office” yang berarti kantor. Secara umum, back office merujuk pada orang atau kelompok yang bekerja di belakang perusahaan dan tidak berinteraksi langsung dengan pelanggan atau konsumen.
Menurut Indeed, back office adalah departemen yang memberikan dukungan pada front office. Mereka bertanggung jawab atas tugas administratif perusahaan, seperti manajemen data, pencatatan pelanggan, dan sebagainya.
Sementara itu, menurut Investopedia, back office adalah bagian dari perusahaan yang terdiri dari personil administrasi yang tidak berinteraksi langsung dengan klien.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan jasa keuangan dapat terdiri dari tiga bagian: front office (penjualan, pemasaran, dan dukungan pelanggan), middle office (manajemen risiko), dan back office (layanan administrasi dan dukungan).
Dari pengertian di atas, dapat dipahami bahwa back office berperan sebagai pelayanan yang tidak berhadapan langsung dengan konsumen, tetapi bekerja dari belakang.
Biasanya, mereka memiliki keahlian di bidang akuntansi, keuangan, teknologi informasi, atau keahlian lainnya. Meskipun karyawan back office tidak bertemu dengan pelanggan, mereka tetap berinteraksi dengan karyawan front office.
Peran Back Office
Karyawan back office memiliki peran penting dalam menjalankan bisnis perusahaan. Meskipun tidak berinteraksi langsung dengan klien, mereka berkontribusi dalam menjaga kelangsungan perusahaan.
Back office dapat dianggap sebagai tulang punggung perusahaan karena tugas-tugas administratif dan dukungan lainnya yang mereka lakukan dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi perusahaan.
Sebagai bagian dari tim back office, karyawan bertanggung jawab untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan data perusahaan serta memastikan kelancaran proses administratif.
Mereka juga turut membantu memperbaiki masalah yang terjadi di organisasi atau sumber daya perusahaan. Dengan demikian, peran back office sangat penting dalam menjaga stabilitas dan pertumbuhan perusahaan.
Macam-Macam Pekerjaan Back Office
Setelah memahami arti dan peran back office, selanjutnya dapat dipelajari jenis pekerjaan apa saja yang dilakukan di belakang konsumen.
Meskipun berada di belakang layar, mereka memainkan peran penting dalam membantu front office dalam menjalankan tugasnya. Berikut adalah beberapa jenis pekerjaan yang ada di belakang layar perusahaan.
1. Human Resource Development (HRD)
Tugas dari asisten sumber daya manusia adalah menjadwalkan pertemuan, merawat catatan, dan menyambut karyawan baru di perusahaan. Mereka juga mengurus penggajian, mencatat absensi, serta memastikan tugas-tugas karyawan terlaksana.
Biasanya, asisten sumber daya manusia memberikan dukungan kepada manajer sumber daya manusia. Seorang karyawan ini harus dapat diandalkan, terorganisir, dan memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
Selain itu, HRD juga membantu perusahaan mengembangkan tenaga kerja mereka melalui pelatihan karyawan dan pengembangan karir untuk meningkatkan efektivitas dan kinerja perusahaan.
2. Asisten Keuangan
Seorang asisten keuangan memainkan peran penting dalam mendukung departemen keuangan di sebuah perusahaan. Tugas-tugas yang mereka lakukan meliputi entri data, menyusun neraca keuangan, serta memastikan catatan keuangan selalu terbaru.
Selain itu, mereka juga bertanggung jawab untuk merekonsiliasi saldo akun, mengelola penggajian, dan memverifikasi keakuratan perhitungan akuntansi. Seorang asisten keuangan harus berorientasi pada detail, terorganisir dengan baik, dan memiliki kemampuan analitis yang kuat.
3. Ahli Informasi Teknologi (IT)
Profesi IT memang sudah menjadi hal yang umum di setiap perusahaan. Tugas mereka adalah mengelola perangkat lunak, basis data, dan manajemen jaringan.
Seorang IT biasanya bertanggung jawab untuk mengelola kelompok jaringan, menginstal perangkat lunak, mengelola sistem teknologi informasi perusahaan, dan masih banyak lagi.
Mereka juga memastikan bahwa semua karyawan memiliki teknologi yang diperlukan perusahaan untuk menyelesaikan tugas mereka.
Untuk menjadi ahli IT, biasanya perusahaan mencari karyawan yang lulus dari jurusan Teknologi Informasi dengan tingkat pendidikan minimal D3 atau Sarjana.
Namun, ada juga beberapa perusahaan yang lebih fokus pada keahlian dan kemampuan operasional dalam teknologi dan jaringan, tanpa harus melihat latar belakang pendidikan karyawan.
Dalam melaksanakan tugasnya, IT bekerja di belakang konsumen untuk memastikan bahwa semua peralatan teknologi yang digunakan dalam bisnis berjalan lancar.
4. Analis Keuangan
Seorang analis keuangan bertanggung jawab dalam mengelola keuangan baik dari konsumen maupun internal perusahaan. Mereka harus memantau biaya operasional, membandingkan data, merawat database, dan meningkatkan produktivitas perusahaan.
Sebagai ahli keuangan, mereka harus memiliki keahlian matematika yang baik dan kemampuan pemecahan masalah yang kuat. Selain itu, analis keuangan harus dapat melakukan riset pasar untuk memprediksi perubahan tren bisnis yang mendukung perusahaan.
Dengan kemampuan analisis keuangan yang kuat, mereka dapat memberikan saran dan rekomendasi untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
5. Data Analyst
Analisis data adalah istilah yang mencakup berbagai kegiatan analisis yang bertujuan untuk mengungkapkan informasi dari berbagai jenis data.
Berbagai teknik analisis data dapat digunakan untuk mengungkapkan tren dan metrik dalam kumpulan data, yang nantinya dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi bisnis atau sistem.
Seorang data analyst bertanggung jawab untuk menafsirkan dan menganalisis data, serta mengembangkan sistem pengumpulan data dan laporan.
Mereka juga mendukung pengelolaan data. Keterampilan matematika yang kuat sangat dibutuhkan dalam profesi ini, serta kemampuan untuk memecahkan masalah dan menganalisis data dengan akurat.
6. Legal Officer
Legal officer adalah pekerjaan yang bertanggung jawab menangani masalah hukum internal dan eksternal perusahaan serta menangani semua masalah kepatuhan perusahaan. Seorang legal harus memastikan bahwa semua karyawan dan perusahaan mematuhi kewajiban kontrak, undang-undang, atau peraturan lainnya.
Biasanya, legal berada di bawah pengawasan chief executive officer dan harus mengetahui standar dan kebijakan kepatuhan, masalah peraturan, serta memiliki keterampilan komunikasi yang kuat.
Berdasarkan penjelasan di atas, back office dapat dianggap sebagai bagian dari perusahaan yang bertanggung jawab untuk menyediakan semua fungsi bisnis.
Meskipun kehadiran mereka tidak terlihat, personel back office menyediakan fungsi penting bagi bisnis. Peran mereka melengkapi front office yang berhadapan langsung dengan konsumen perusahaan.
7. Manajer Operasional
Manajer operasional bekerja dalam tim manajemen perusahaan untuk mengembangkan dan menerapkan beberapa kebijakan dan prosedur operasional.
Mereka juga membantu HRD saat perekrutan, dan memastikan kondisi perusahaan sesuai perencanaan. Manajer operasional harus menjadi pemimpin yang baik, dan mampu memahami kebijakan yang telah ada.
Tugas Back Office
Tugas utama dari staf back office adalah menangani semua urusan terkait laporan penjualan, pemasaran, keuangan, dan administrasi. Meskipun mereka tidak bertugas untuk langsung melayani pelanggan atau menangani keluhan pelanggan, beberapa tugas dari staf back office meliputi:
- Mengelola urusan utang piutang.
- Bertanggung jawab dalam mengontrol persediaan barang yang kurang laku agar dapat diganti dengan yang baru.
- Menangani proses pemesanan barang kepada supplier.
- Mengontrol barang yang mendekati masa kadaluarsa.
- Melakukan pengontrolan stok barang yang hampir habis.
Skill yang Harus Dimiliki Back Office
Seorang back office harus memiliki keterampilan dan keahlian tertentu untuk dapat melaksanakan tugas-tugasnya dengan efektif. Beberapa skill yang harus dimiliki seorang back office antara lain:
- Keterampilan administrasi: Sebagai pengelola dokumen dan informasi perusahaan, kemampuan administrasi seperti pengarsipan, pengolahan data, dan penjadwalan sangatlah penting.
- Kemampuan komunikasi yang baik: baik secara lisan maupun tertulis, diperlukan agar back office dapat bekerja secara efektif dan berkolaborasi dengan anggota tim lainnya.
- Memahami teknologi: Menggunakan perangkat lunak dan aplikasi yang relevan untuk memproses informasi dan data dengan efisien adalah suatu keharusan bagi back office.
- Keterampilan analitis: Kemampuan menganalisis informasi dan data untuk mengambil keputusan yang tepat dan memberikan saran terkait strategi bisnis menjadi hal yang sangat penting.
- Manajemen waktu yang baik: Mengatur waktu dengan baik agar dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan dalam tenggat waktu yang ditentukan.
- Kepatuhan dan integritas: Memahami serta mematuhi kebijakan dan prosedur perusahaan, serta menjaga integritas dalam mengelola informasi dan data perusahaan menjadi nilai tambah bagi back office.
- Mampu memecahkan masalah: Mampu memecahkan masalah yang kompleks dan menemukan solusi yang efektif untuk memastikan operasi perusahaan berjalan dengan lancar juga menjadi hal yang harus dimiliki oleh back office.
Gaji Staf Back Office
Menurut data dari Indeed per 18 Maret 2023, gaji rata-rata seorang staff admin logistik adalah sekitar Rp 3.461.972 per bulan. Namun, angka tersebut dapat berbeda-beda tergantung pada besaran Upah Minimum Regional (UMR) yang berlaku di daerah masing-masing.
Sebagai contoh, di Bandung gaji staff admin logistik tergolong yang tertinggi dengan rata-rata Rp 4.703.445 per bulan. Sedangkan Surabaya berada di posisi kedua dengan rata-rata Rp 4.556.653 juta per bulan. Dan Jakarta menjadi yang ketiga dengan rata-rata Rp 4.314.288 per bulan.
Apa perbedaan antara front office dan back office?
Front office dan back office adalah dua bagian penting dalam sebuah perusahaan. Perbedaan antara keduanya dapat dijelaskan sebagai berikut:
- Front office: Bagian dari perusahaan yang berinteraksi langsung dengan pelanggan atau konsumen. Front office biasanya terdiri dari staf yang berada di garis depan dalam mempromosikan, menjual, dan memberikan layanan kepada pelanggan. Contohnya, staf pelayanan pelanggan, staf penjualan, staf pemasaran, dan staf resepsionis. Front office merupakan wajah publik perusahaan dan sering kali memberikan kesan pertama kepada pelanggan.
- Back office: Bagian dari perusahaan yang bertanggung jawab atas tugas-tugas administratif dan dukungan operasional. Back office biasanya terdiri dari staf yang bekerja di belakang layar, seperti staf administrasi, staf keuangan, staf sumber daya manusia, dan staf teknologi informasi. Back office bertanggung jawab untuk memastikan bahwa operasi perusahaan berjalan dengan lancar dan efisien, serta menyediakan dukungan kepada front office dan bagian-bagian lain dalam perusahaan.
Dalam hal tanggung jawab dan peran, front office dan back office berbeda satu sama lain, meskipun keduanya saling berkaitan dan saling melengkapi dalam menjalankan operasi perusahaan.
Kesimpulan
Staf back office memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran operasi perusahaan. Tugas-tugas mereka meliputi pengolahan data, administrasi, manajemen stok, dan tugas-tugas lainnya yang berkaitan dengan back-end bisnis.
Mereka harus memiliki keterampilan administrasi, komunikasi, teknologi informasi, analitis, manajemen waktu, kepatuhan dan integritas, serta pemecahan masalah yang efektif.
Meskipun tugas-tugas staf back office tidak terlihat oleh pelanggan secara langsung, namun tugas-tugas mereka sangat penting untuk memastikan keberlangsungan bisnis perusahaan.